De fleste i vores branche ved, at det ikke er let at vælge det rette content management-system.

Det er ikke engang let at vælge, hvilken type system(er) der er behov for, for ud over (web) content managment-systemer, er der en lang række relaterede systemer:

• Data Management Systems
• Document Management Systems
• Asset Management Systems
• Records Management Systems
• Knowlegde Management Systems
• Learning Management Systems

Bob Boiko tager os på en tur gennem informationer og hvordan de gemmes. Det er på samme tid tørt og overraskende underholdende.

Systemerne vender vi lige tilbage til om lidt.

Problemet med content management er, at man grundlæggende må forstå, hvilke typer informationer man rent faktisk er i stand til at gemmes, indeksere og genfinde.

Alle de her informationer er jo ikke til megen nytte, hvis de ikke anvendes til noget.

Det grundlæggende problem i mange systemer er, at indhold faktisk ikke indekseres. Tager vi et document management system, så er de enkelt dokumenter ofte gemt på en filserver og forsynes med ligegyldige metadata som filtype og tidspunkt for oprettelsen.

Måske har en redaktør skrevet en kort beskrivelse af dokumentet, men det er så det.

I det tilhørende system indekseres metadata, men indholdet af dokumentet findes ikke i databasen sætning for sætning, ord for ord.

Det, vi styrer, er altså metadata.

Hvad vi ikke styrer, er de faktiske informationer.

I virkeligheden er det jo ikke særligt betryggende. Hos Klean ser vi også ofte, at virksomheder og organisationer anvender mange systemer på samme tid, og ingen af dem er implementeret godt nok.

Dermed opnår man mere it og mindre informationsstyring.

Det system, man anvender, skal indeksere al data og ikke kun metadata, og data skal anvendes på en meningsfuld måde til at finde informationer på tværs. Et godt eksempel er "relateret indhold".

Ja, det mangler vi også her på sitet. Endnu et punkt på listen. Vi lover, at det kommer.

Takket være Bob Boiko er jeg nu mere fokuseret på at skære igennem, når vi diskuterer om man skal købe "et af hvert system" sådan "bare for at være sikker".

Nej.